मंदिर लेखांकन सोपे केले: TMRP ला टॅली, एफडी आणि स्थिर मालमत्तेसह एकत्रित करणे

धार्मिक ट्रस्टंमधील आर्थिक व्यवस्थापनाला सरकारी संस्थांकडून अभूतपूर्व छाननी मिळत आहे. देणगी दिलेला प्रत्येक रुपया हिशोबात घेतला गेला आहे आणि ट्रस्ट डीडनुसार खर्च केला गेला आहे याची खात्री करण्यासाठी विश्वस्त वैयक्तिकरित्या जबाबदार आहेत. हे मार्गदर्शक तुमच्या मंदिरासाठी आर्थिक किल्ला तयार करण्यासाठी तुमचे ऑपरेशनल सॉफ्टवेअर (ERP) आणि तुमचे अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर (Tally) यांच्यातील दरी कशी कमी करावी हे स्पष्ट करते.

मुख्य मुद्दे

स्टँडअलोन मंदिर सॉफ्टवेअर अनेकदा 'डेटा आयलँड्स' तयार करतात जे CA च्या टॅलीशी सिंक होत नाहीत.
एकात्मिक TMRP डे-बुक नोंदी थेट टॅली XML मध्ये ढकलते, ज्यामुळे मॅन्युअल पुन्हा-प्रविष्टी दूर होते.
वर्गीकृत लेजर (सेवा, हुंडी, देणगी) अचूक निधी वापर अहवाल सुनिश्चित करतात.
स्वयंचलित ताळमेळ बँक स्टेटमेंटला पावती सॉफ्टवेअरशी त्वरित जुळवते.

"डेटा एंट्री दुहेरी-काम" सापळा

बहुतेक मंदिरे दोन समांतर जग चालवतात. एका जगात, स्वयंसेवक पावत्या देतात, खोल्या बुक करतात आणि मॅन्युअल पुस्तके किंवा मूलभूत सॉफ्टवेअर वापरून प्रसाद स्टॉक खरेदी करतात. दुसऱ्या जगात, एक चार्टर्ड अकाउंटंट (CA) वर्षाच्या शेवटी हा सर्व डेटा मॅन्युअली टॅलीमध्ये पुन्हा प्रविष्ट करतो.

या डिस्कनेक्शनमुळे मोठे धोके निर्माण होतात:

ताळमेळ दुःस्वप्न: जर काउंटरने ₹१ लाख गोळा केल्याचे सांगितले परंतु बँक ठेव स्लिपमध्ये ₹९८,००० असल्याचे म्हटले, तर सहा महिन्यांनंतर गहाळ झालेले ₹२,००० शोधणे अशक्य आहे.
एफडी गैरव्यवस्थापन: मंदिरे संभाव्य व्याजात लाखो रुपये गमावतात कारण मुदत ठेव पावत्या कपाटात फाईल केल्या जातात आणि मॅच्युरिटीच्या काही दिवसांनंतर विसरल्या जातात.
मालमत्ता घसारा त्रुटी: भौतिक मालमत्ता (जसे की एसी, चांदीची भांडी, फर्निचर) अनेकदा योग्यरित्या टॅग किंवा घसारा लावला जात नाही, ज्यामुळे विकृत ताळेबंद तयार होतो.
ऑडिट विलंब: मार्चमध्ये "आकडेवारी साफ" करण्याची घाई अनेकदा रिटर्न भरण्यास विलंब करते, ज्यामुळे दंड लागतो.

मॉडेल: एकात्मिक निधी लेखांकन

एक "मॉडेल ट्रस्ट" खऱ्या अर्थाने निधी लेखांकनाचा सराव करतो. याचा अर्थ पैसा फक्त "पैसा" नाही; तो उद्देशानुसार टॅग केलेला आहे (कॉर्पस फंड, बिल्डिंग फंड, अन्नदान फंड). देणगी काउंटरपासून ताळेबंदापर्यंत डेटाचा प्रवाह स्वयंचलित आहे.

एकात्मिक प्रणालीचे स्तंभ:

स्वयंचलित पोस्टिंग: जेव्हा ERP मध्ये दैनिक संकलन अहवाल बंद केला जातो, तेव्हा संबंधित जर्नल एंट्री स्वयंचलितपणे टॅलीमध्ये ढकलली जाते. कोणतेही मॅन्युअल टायपिंग नाही.
सक्रिय एफडी ट्रॅकिंग: प्रणाली खजिनदाराला एफडी मॅच्युअर होण्याच्या १५ दिवस *आधी* अलर्ट करते, सध्याच्या रोख प्रवाहाच्या गरजेनुसार नूतनीकरण किंवा रोख करण्याचे पर्याय प्रदान करते.
रिअल-टाइम बँक ताळमेळ: बँक स्टेटमेंट (CSV) प्रणालीमध्ये अपलोड केल्याने जारी केलेल्या पावत्यांशी नोंदी स्वयंचलितपणे जुळतात, फक्त अपवाद हायलाइट करतात.
डिजिटल मालमत्ता नोंदवही: ट्रस्टच्या मालकीच्या प्रत्येक पंखा, संगणक आणि वाहनाला सॉफ्टवेअरमध्ये एक अद्वितीय आयडी आणि स्थान टॅग असतो.

पायरी-पायरीने: कामकाजाला खात्यांशी सिंक करणे

तुम्हाला तुमचा CA बदलण्याची किंवा टॅली वापरणे थांबवण्याची गरज नाही. तुम्हाला फक्त बिंदू जोडण्याची गरज आहे. या एकत्रीकरण योजनेचे अनुसरण करा:

तुमच्या खात्यांच्या चार्टचे मानकीकरण करा: तुमच्या CA सोबत बसा. तुमच्या ERP मधील लेजर नावे (उदा. "हुंडी संकलन") टॅलीमधील लेजर नावांसोबत तंतोतंत जुळतात याची खात्री करा.
खर्च केंद्रे परिभाषित करा: जर तुम्ही अनेक मंदिरे किंवा उप-ट्रस्ट व्यवस्थापित करत असाल, तर प्रत्येक युनिटची नफाक्षमता ट्रॅक करण्यासाठी त्यांना स्वतंत्र खर्च केंद्रे म्हणून परिभाषित करा.
सर्व मुदत ठेवी डिजिटाइझ करा: प्रत्येक सक्रिय एफडी प्रणालीमध्ये प्रविष्ट करा—बँकेचे नाव, एफडी क्रमांक, मूळ रक्कम, व्याज दर आणि मॅच्युरिटी तारीख.
खर्चासाठी मेकर-चेकर लागू करा: खर्चासाठी (पेमेंट), एक कार्यप्रवाह सेट करा जिथे एक लिपिक व्हाउचर तयार करतो, परंतु ते केवळ खजिनदाराने प्रणालीमध्ये मंजूर केल्यानंतरच "पोस्ट" केले जाते.
पायलट सिंक चालवा: फक्त एका आठवड्याचा डेटा टॅलीमध्ये सिंक करण्याचा प्रयत्न करा. व्हाउचर योग्य हेड्सखाली योग्यरित्या दिसतात का ते तपासा.

3ioSetu ट्रस्ट फायनान्स कसे सोपे करते

3ioSetu चे अकाउंट्स आणि टॅली ब्रिज विश्वस्त आणि CA दोघांचेही जीवन सोपे करण्यासाठी डिझाइन केलेले आहे.

अखंड XML निर्यात: आम्ही टॅली-सुसंगत XML फाइल्स तयार करतो ज्या काही सेकंदात आयात केल्या जाऊ शकतात, ज्यामुळे तुमच्या अकाउंटंटचे शेकडो तास डेटा एंट्री वाचते.
स्मार्ट एफडी मॉड्यूल: तुमच्या एकूण गुंतवणूक पोर्टफोलिओचा डॅशबोर्ड पहा. तिमाही अहवालांसाठी जमा झालेले व्याज स्वयंचलितपणे मोजा.
व्हाउचर व्यवस्थापन: पेमेंट, पावती, कॉन्ट्रा आणि जर्नल व्हाउचर थेट 3ioSetu मध्ये योग्य मंजुरी कार्यप्रवाहांसह व्यवस्थापित करा.
ऑडिट ट्रेल (लॉग): आर्थिक व्यवहारातील प्रत्येक संपादन वापरकर्ता आयडी आणि टाइमस्टॅम्पसह लॉग केले जाते, ज्यामुळे तपासादरम्यान संपूर्ण पारदर्शकता सुनिश्चित होते.
बजेटिंग: "उत्सव खर्च" किंवा "दुरुस्ती" साठी वार्षिक बजेट सेट करा आणि तुम्ही वाटप केलेल्या मर्यादेपेक्षा जास्त जाणार असाल तेव्हा अलर्ट मिळवा.

📋 मासिक आर्थिक स्वच्छता तपासणी सूची

तुमची लेखा टीम या तपासण्या करते याची खात्री करा:

बँक रेक: गेल्या महिन्यातील सर्व "अनक्लिअर केलेले चेक" क्लिअर झाले आहेत का?
हुंडी मोजणी: हुंडी मोजणी नोंदवही बँकेत जमा केलेल्या रोख रकमेइतकी आहे का?
खर्च बिले: तयार केलेल्या प्रत्येक पेमेंट व्हाउचरसाठी भौतिक बिले उपलब्ध आहेत का?
टीडीएस कपात: कंत्राटदार पेमेंट/पगारावर टीडीएस योग्यरित्या कापला गेला आहे का?
आंतर-ट्रस्ट हस्तांतरण: मुख्य ट्रस्ट आणि उप-ट्रस्टमधील हस्तांतरण दोन्ही बाजूंनी नोंदवले आहे का?

🏛️ यशोगाथा: ऑडिटचा ताण दूर करणे

गोव्यातील एका मध्यम आकाराच्या देवस्थानमला आर्थिक वर्ष संपल्यानंतर त्यांची खाती अंतिम करण्यासाठी ४ महिने लागत. २०+ पावती पुस्तकांचे मॅन्युअल टॅली करणे ही अडचण होती.

3ioSetu ला त्यांच्या टॅली प्रणालीशी एकत्रित करून, त्यांनी ९०% डेटा एंट्री स्वयंचलित केली. यावर्षी, त्यांनी १५ एप्रिलपर्यंत त्यांचा ताळेबंद अंतिम केला—एक विक्रमी वेळ. खजिनदार आता मॅच्युअर होणाऱ्या ठेवी एकत्र करून बँकांकडून चांगले व्याजदर मिळवण्यासाठी "एफडी डॅशबोर्ड" चा प्रभावीपणे वापर करतात.

विक्रमी वेळेत ऑडिट-तयार व्हा

आर्थिक वर्षाच्या शेवटी घाबरणे थांबवा. आजच तुमच्या मंदिराची लेखांकन कार्यप्रणाली स्वयंचलित करा.

Explore Financial Module

लेखकाबद्दल: 3ioSetu संशोधन टीम

मंदिर व्यवस्थापन, ट्रस्ट अनुपालन (80G/10BD), आणि डिजिटल ट्रान्सफॉर्मेशनमधील विशेषज्ञ. २०१८ पासून सरळ तंत्रज्ञानाने भारतातील ५००+ मंदिरांना सक्षम करत आहोत.