ఆలయ అకౌంటింగ్ సులభతరం: TMRPని ట్యాలీ, FDలు & స్థిర ఆస్తులతో ఇంటిగ్రేట్ చేయడం

మతపరమైన ట్రస్టులలో ఆర్థిక నిర్వహణ ప్రభుత్వ సంస్థల నుండి అపూర్వమైన పరిశీలనను పొందుతోంది. దానం చేసిన ప్రతి రూపాయిని లెక్కించి, ట్రస్ట్ డీడ్ ప్రకారం ఖర్చు చేసేలా చూసుకోవడానికి ట్రస్టీలు వ్యక్తిగతంగా బాధ్యత వహిస్తారు. మీ ఆలయానికి బుల్లెట్‌ప్రూఫ్ ఆర్థిక కోటను రూపొందించడానికి మీ కార్యాచరణ సాఫ్ట్‌వేర్ (ERP) మరియు మీ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ (Tally) మధ్య అంతరాన్ని ఎలా తగ్గించాలో ఈ గైడ్ వివరిస్తుంది.

"డేటా ఎంట్రీ డబుల్-వర్క్" ఉచ్చు

చాలా ఆలయాలు రెండు సమాంతర ప్రపంచాలను నడుపుతాయి. ఒక ప్రపంచంలో, వాలంటీర్లు రసీదులు జారీ చేస్తారు, గదులను బుక్ చేస్తారు మరియు మాన్యువల్ పుస్తకాలు లేదా ప్రాథమిక సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఉపయోగించి ప్రసాద స్టాక్‌ను కొనుగోలు చేస్తారు. మరో ప్రపంచంలో, ఒక చార్టర్డ్ అకౌంటెంట్ (CA) సంవత్సరం చివరిలో ఈ డేటా మొత్తాన్ని మాన్యువల్‌గా ట్యాలీలోకి తిరిగి నమోదు చేస్తాడు.

ఈ డిస్‌కనెక్షన్ భారీ నష్టాలకు దారితీస్తుంది:

• రీకన్సిలియేషన్ పీడకలలు: కౌంటర్ ₹1 లక్ష సేకరించబడిందని చెబితే, కానీ బ్యాంకు డిపాజిట్ స్లిప్ ₹98,000 అని చెబితే, ఆరు నెలల తర్వాత తప్పిపోయిన ₹2,000ను కనుగొనడం అసాధ్యం.
• FD దుర్వినియోగం: ఫిక్స్‌డ్ డిపాజిట్ రసీదులు ఒక అల్మారాలో ఫైల్ చేయబడి, మెచ్యూరిటీ తర్వాత రోజుల వరకు మరచిపోవడం వల్ల ఆలయాలు లక్షల సంభావ్య వడ్డీని కోల్పోతాయి.
• ఆస్తి తరుగుదల లోపాలు: భౌతిక ఆస్తులు (ACలు, వెండి పాత్రలు, ఫర్నిచర్ వంటివి) తరచుగా సరిగ్గా ట్యాగ్ చేయబడవు లేదా తరుగుదల చేయబడవు, ఇది వక్రీకరించబడిన బ్యాలెన్స్ షీట్‌కు దారితీస్తుంది.
• ఆడిట్ ఆలస్యం: మార్చిలో "అంకెలను శుభ్రపరచడానికి" చేసే తీవ్రమైన హడావిడి తరచుగా రిటర్న్‌ల ఫైలింగ్‌లో ఆలస్యానికి దారితీస్తుంది, జరిమానాలను ఆకర్షిస్తుంది.

మోడల్: ఇంటిగ్రేటెడ్ ఫండ్ అకౌంటింగ్

ఒక "మోడల్ ట్రస్ట్" నిజమైన ఫండ్ అకౌంటింగ్‌ను ఆచరిస్తుంది. దీని అర్థం డబ్బు కేవలం "డబ్బు" కాదు; అది ప్రయోజనం ద్వారా ట్యాగ్ చేయబడింది (కార్పస్ ఫండ్, బిల్డింగ్ ఫండ్, అన్నదాన ఫండ్). విరాళాల కౌంటర్ నుండి బ్యాలెన్స్ షీట్ వరకు డేటా ప్రవాహం ఆటోమేట్ చేయబడింది.

ఒక ఇంటిగ్రేటెడ్ సిస్టమ్ యొక్క స్తంభాలు:

• ఆటోమేటెడ్ పోస్టింగ్: ERPలో రోజువారీ సేకరణ నివేదిక మూసివేయబడినప్పుడు, సంబంధిత జర్నల్ ఎంట్రీ ఆటోమేటిక్‌గా ట్యాలీకి పంపబడుతుంది. మాన్యువల్ టైపింగ్ లేదు.
• చురుకైన FD ట్రాకింగ్: ఒక FD పరిపక్వం చెందడానికి 15 రోజుల *ముందు* సిస్టమ్ కోశాధికారిని హెచ్చరిస్తుంది, ప్రస్తుత నగదు ప్రవాహ అవసరాల ఆధారంగా పునరుద్ధరించడానికి లేదా నగదుగా మార్చుకోవడానికి ఎంపికలను అందిస్తుంది.
• నిజ-సమయ బ్యాంకు రీకన్సిలియేషన్: బ్యాంకు స్టేట్‌మెంట్ (CSV)ను సిస్టమ్‌లోకి అప్‌లోడ్ చేయడం ఆటోమేటిక్‌గా జారీ చేయబడిన రసీదులతో ఎంట్రీలను సరిపోలుస్తుంది, మినహాయింపులను మాత్రమే హైలైట్ చేస్తుంది.
• డిజిటల్ అసెట్ రిజిస్టర్: ట్రస్ట్ యాజమాన్యంలోని ప్రతి ఫ్యాన్, కంప్యూటర్ మరియు వాహనం సాఫ్ట్‌వేర్‌లో ఒక ప్రత్యేక ID మరియు స్థాన ట్యాగ్‌ను కలిగి ఉంటుంది.

దశలవారీగా: కార్యకలాపాలను ఖాతాలతో సింక్ చేయడం

మీరు మీ CAని మార్చాల్సిన అవసరం లేదు లేదా ట్యాలీని ఉపయోగించడం ఆపాల్సిన అవసరం లేదు. మీరు కేవలం చుక్కలను కనెక్ట్ చేయాలి. ఈ ఇంటిగ్రేషన్ ప్లాన్‌ను అనుసరించండి:

1. మీ చార్ట్ ఆఫ్ అకౌంట్స్‌ను ప్రామాణీకరించండి: మీ CAతో కూర్చోండి. మీ ERPలోని లెడ్జర్ పేర్లు (ఉదా., "హుండీ కలెక్షన్") ట్యాలీలోని లెడ్జర్ పేర్లతో ఖచ్చితంగా సరిపోలుతున్నాయని నిర్ధారించుకోండి.
2. కాస్ట్ సెంటర్లను నిర్వచించండి: మీరు బహుళ ఆలయాలు లేదా ఉప-ట్రస్టులను నిర్వహిస్తుంటే, ప్రతి యూనిట్ యొక్క లాభదాయకతను ట్రాక్ చేయడానికి వాటిని ప్రత్యేక కాస్ట్ సెంటర్లుగా నిర్వచించండి.
3. అన్ని ఫిక్స్‌డ్ డిపాజిట్లను డిజిటలైజ్ చేయండి: ప్రతి యాక్టివ్ FDని సిస్టమ్‌లోకి నమోదు చేయండి—బ్యాంకు పేరు, FD నంబర్, ప్రిన్సిపల్ మొత్తం, వడ్డీ రేటు మరియు మెచ్యూరిటీ తేదీ.
4. ఖర్చుల కోసం మేకర్-చెకర్‌ను అమలు చేయండి: ఖర్చుల (చెల్లింపులు) కోసం, ఒక క్లర్క్ వోచర్‌ను సృష్టించే ఒక వర్క్‌ఫ్లోను సెటప్ చేయండి, కానీ అది కోశాధికారి సిస్టమ్‌లో ఆమోదించిన తర్వాత మాత్రమే "పోస్ట్" చేయబడుతుంది.
5. ఒక పైలట్ సింక్‌ను అమలు చేయండి: కేవలం ఒక వారం డేటాను ట్యాలీకి సింక్ చేయడానికి ప్రయత్నించండి. వోచర్లు సరైన హెడ్‌ల క్రింద సరిగ్గా కనిపిస్తున్నాయో లేదో తనిఖీ చేయండి.

3ioSetu ట్రస్ట్ ఫైనాన్స్‌ను ఎలా సులభతరం చేస్తుంది

3ioSetu యొక్క అకౌంట్స్ & ట్యాలీ బ్రిడ్జ్ ట్రస్టీ మరియు CA ఇద్దరికీ జీవితాన్ని సులభతరం చేయడానికి రూపొందించబడింది.

• అతుకులు లేని XML ఎగుమతి: మేము ట్యాలీ-అనుకూల XML ఫైల్‌లను ఉత్పత్తి చేస్తాము, వాటిని సెకన్లలో దిగుమతి చేసుకోవచ్చు, మీ అకౌంటెంట్‌కు వందలాది గంటల డేటా ఎంట్రీని ఆదా చేస్తుంది.
• స్మార్ట్ FD మాడ్యూల్: మీ మొత్తం పెట్టుబడి పోర్ట్‌ఫోలియో యొక్క డాష్‌బోర్డ్‌ను వీక్షించండి. త్రైమాసిక నివేదికల కోసం సేకరించిన వడ్డీని ఆటోమేటిక్‌గా లెక్కించండి.
• వోచర్ నిర్వహణ: సరైన ఆమోద వర్క్‌ఫ్లోలతో 3ioSetuలోనే చెల్లింపు, రసీదు, కాంట్రా మరియు జర్నల్ వోచర్లను నిర్వహించండి.
• ఆడిట్ ట్రయల్ (లాగ్): ఒక ఆర్థిక లావాదేవీకి ప్రతి సవరణ యూజర్ ID మరియు టైమ్‌స్టాంప్‌తో లాగ్ చేయబడుతుంది, దర్యాప్తు సమయంలో పూర్తి పారదర్శకతను నిర్ధారిస్తుంది.
• బడ్జెటింగ్: "పండుగ ఖర్చులు" లేదా "మరమ్మతులు" కోసం వార్షిక బడ్జెట్‌లను సెట్ చేయండి మరియు మీరు కేటాయించిన పరిమితిని మించబోతున్నప్పుడు హెచ్చరికలను పొందండి.

రచయిత గురించి: 3ioSetu పరిశోధన బృందం

ఆలయ నిర్వహణ, ట్రస్ట్ కంప్లైయన్స్ (80G/10BD), మరియు డిజిటల్ ట్రాన్స్‌ఫర్మేషన్‌లో నిపుణులు. 2018 నుండి భారతదేశవ్యాప్తంగా 500+ ఆలయాలను సరళీకృత సాంకేతికతతో శక్తివంతం చేస్తున్నాము.