ದೇವಾಲಯದ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ಸುಲಭ: TMRP ಅನ್ನು ಟ್ಯಾಲಿ, ಎಫ್‌ಡಿಗಳು ಮತ್ತು ಸ್ಥಿರ ಆಸ್ತಿಗಳೊಂದಿಗೆ ಸಂಯೋಜಿಸುವುದು

ಧಾರ್ಮಿಕ ಟ್ರಸ್ಟ್‌ಗಳಲ್ಲಿನ ಹಣಕಾಸು ನಿರ್ವಹಣೆಯು ಸರ್ಕಾರಿ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಂದ ಅಭೂತಪೂರ್ವ ಪರಿಶೀಲನೆಯನ್ನು ಪಡೆಯುತ್ತಿದೆ. ದಾನ ಮಾಡಿದ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ರೂಪಾಯಿಯನ್ನು ಲೆಕ್ಕಹಾಕಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಟ್ರಸ್ಟ್ ಡೀಡ್ ಪ್ರಕಾರ ಖರ್ಚು ಮಾಡಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಟ್ರಸ್ಟಿಗಳು ವೈಯಕ್ತಿಕವಾಗಿ ಜವಾಬ್ದಾರರಾಗಿರುತ್ತಾರೆ. ನಿಮ್ಮ ದೇವಾಲಯಕ್ಕೆ ಬುಲೆಟ್‌ಪ್ರೂಫ್ ಆರ್ಥಿಕ ಕೋಟೆಯನ್ನು ರಚಿಸಲು ನಿಮ್ಮ ಆಪರೇಷನಲ್ ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್ (ERP) ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್ (Tally) ನಡುವಿನ ಅಂತರವನ್ನು ಹೇಗೆ ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುವುದು ಎಂಬುದನ್ನು ಈ ಮಾರ್ಗದರ್ಶಿ ವಿವರಿಸುತ್ತದೆ.

"ಡೇಟಾ ಎಂಟ್ರಿ ಡಬಲ್-ವರ್ಕ್" ಬಲೆ

ಹೆಚ್ಚಿನ ದೇವಾಲಯಗಳು ಎರಡು ಸಮಾನಾಂತರ ಪ್ರಪಂಚಗಳನ್ನು ನಡೆಸುತ್ತವೆ. ಒಂದು ಜಗತ್ತಿನಲ್ಲಿ, ಸ್ವಯಂಸೇವಕರು ರಶೀದಿಗಳನ್ನು ನೀಡುತ್ತಾರೆ, ಕೊಠಡಿಗಳನ್ನು ಬುಕ್ ಮಾಡುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ಕೈಬರಹದ ಪುಸ್ತಕಗಳು ಅಥವಾ ಮೂಲಭೂತ ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್ ಬಳಸಿ ಪ್ರಸಾದ ಸ್ಟಾಕ್ ಖರೀದಿಸುತ್ತಾರೆ. ಇನ್ನೊಂದು ಜಗತ್ತಿನಲ್ಲಿ, ಚಾರ್ಟರ್ಡ್ ಅಕೌಂಟೆಂಟ್ (ಸಿಎ) ವರ್ಷದ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಈ ಎಲ್ಲಾ ಡೇಟಾವನ್ನು ಕೈಯಾರೆ ಟ್ಯಾಲಿಗೆ ಮರು-ನಮೂದಿಸುತ್ತಾರೆ.

ಈ ಸಂಪರ್ಕ ಕಡಿತವು ಬೃಹತ್ ಅಪಾಯಗಳಿಗೆ ಕಾರಣವಾಗುತ್ತದೆ:

• ಸರಿಹೊಂದಿಸುವಿಕೆಯ ದುಃಸ್ವಪ್ನಗಳು: ಕೌಂಟರ್ ₹1 ಲಕ್ಷ ಸಂಗ್ರಹವಾಗಿದೆ ಎಂದು ಹೇಳಿದರೆ ಆದರೆ ಬ್ಯಾಂಕ್ ಠೇವಣಿ ಸ್ಲಿಪ್ ₹98,000 ಎಂದು ಹೇಳಿದರೆ, ಆರು ತಿಂಗಳ ನಂತರ ಕಾಣೆಯಾದ ₹2,000 ಅನ್ನು ಕಂಡುಹಿಡಿಯುವುದು ಅಸಾಧ್ಯ.
• ಎಫ್‌ಡಿ ದುರುಪಯೋಗ: ಸ್ಥಿರ ಠೇವಣಿ ರಶೀದಿಗಳನ್ನು ಕಪಾಟಿನಲ್ಲಿಟ್ಟು ಮುಕ್ತಾಯದ ದಿನಗಳ ನಂತರ ಮರೆತುಬಿಡುವುದರಿಂದ ದೇವಾಲಯಗಳು ಲಕ್ಷಾಂತರ ಸಂಭಾವ್ಯ ಬಡ್ಡಿಯನ್ನು ಕಳೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತವೆ.
• ಆಸ್ತಿ ಸವಕಳಿ ದೋಷಗಳು: ಭೌತಿಕ ಆಸ್ತಿಗಳನ್ನು (ಎಸಿಗಳು, ಬೆಳ್ಳಿಯ ಪಾತ್ರೆಗಳು, ಪೀಠೋಪಕರಣಗಳಂತಹ) ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಸರಿಯಾಗಿ ಟ್ಯಾಗ್ ಮಾಡಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ ಅಥವಾ ಸವಕಳಿ ಮಾಡಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ, ಇದು ವಿಕೃತ ಬ್ಯಾಲೆನ್ಸ್ ಶೀಟ್‌ಗೆ ಕಾರಣವಾಗುತ್ತದೆ.
• ಆಡಿಟ್ ವಿಳಂಬಗಳು: ಮಾರ್ಚ್‌ನಲ್ಲಿ "ಅಂಕಿಅಂಶಗಳನ್ನು ಸ್ವಚ್ಛಗೊಳಿಸುವ" ತರಾತುರಿಯು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ರಿಟರ್ನ್ಸ್ ಫೈಲಿಂಗ್‌ನಲ್ಲಿ ವಿಳಂಬಕ್ಕೆ ಕಾರಣವಾಗುತ್ತದೆ, ದಂಡಗಳನ್ನು ಆಕರ್ಷಿಸುತ್ತದೆ.

ಮಾದರಿ: ಸಂಯೋಜಿತ ನಿಧಿ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ

ಒಂದು "ಮಾದರಿ ಟ್ರಸ್ಟ್" ನಿಜವಾದ ನಿಧಿ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರವನ್ನು ಅಭ್ಯಾಸ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಇದರರ್ಥ ಹಣವು ಕೇವಲ "ಹಣ"ವಲ್ಲ; ಅದನ್ನು ಉದ್ದೇಶದಿಂದ ಟ್ಯಾಗ್ ಮಾಡಲಾಗಿದೆ (ಕಾರ್ಪಸ್ ನಿಧಿ, ಕಟ್ಟಡ ನಿಧಿ, ಅನ್ನದಾನ ನಿಧಿ). ದೇಣಿಗೆ ಕೌಂಟರ್‌ನಿಂದ ಬ್ಯಾಲೆನ್ಸ್ ಶೀಟ್‌ಗೆ ಡೇಟಾದ ಹರಿವು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿರುತ್ತದೆ.

ಸಂಯೋಜಿತ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯ ಆಧಾರಸ್ತಂಭಗಳು:

• ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಪೋಸ್ಟಿಂಗ್: ERP ಯಲ್ಲಿ ದೈನಂದಿನ ಸಂಗ್ರಹ ವರದಿಯನ್ನು ಮುಚ್ಚಿದಾಗ, ಅನುಗುಣವಾದ ಜರ್ನಲ್ ನಮೂದು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ಟ್ಯಾಲಿಗೆ ತಳ್ಳಲ್ಪಡುತ್ತದೆ. ಯಾವುದೇ ಕೈಯಾರೆ ಟೈಪಿಂಗ್ ಇಲ್ಲ.
• ಪೂರ್ವಭಾವಿ ಎಫ್‌ಡಿ ಟ್ರ್ಯಾಕಿಂಗ್: ಎಫ್‌ಡಿ ಮುಕ್ತಾಯಗೊಳ್ಳುವ 15 ದಿನಗಳ *ಮೊದಲು* ಸಿಸ್ಟಮ್ ಖಜಾಂಚಿಗೆ ಎಚ್ಚರಿಕೆ ನೀಡುತ್ತದೆ, ಪ್ರಸ್ತುತ ನಗದು ಹರಿವಿನ ಅಗತ್ಯಗಳ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ನವೀಕರಿಸಲು ಅಥವಾ ನಗದೀಕರಿಸಲು ಆಯ್ಕೆಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸುತ್ತದೆ.
• ನೈಜ-ಸಮಯದ ಬ್ಯಾಂಕ್ ಸರಿಹೊಂದಿಸುವಿಕೆ: ಬ್ಯಾಂಕ್ ಸ್ಟೇಟ್‌ಮೆಂಟ್ (CSV) ಅನ್ನು ಸಿಸ್ಟಮ್‌ಗೆ ಅಪ್‌ಲೋಡ್ ಮಾಡುವುದು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ನಮೂದುಗಳನ್ನು ನೀಡಲಾದ ರಶೀದಿಗಳೊಂದಿಗೆ ಹೊಂದಿಸುತ್ತದೆ, ಕೇವಲ ವಿನಾಯಿತಿಗಳನ್ನು ಹೈಲೈಟ್ ಮಾಡುತ್ತದೆ.
• ಡಿಜಿಟಲ್ ಆಸ್ತಿ ರಿಜಿಸ್ಟರ್: ಟ್ರಸ್ಟ್ ಒಡೆತನದ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಫ್ಯಾನ್, ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಮತ್ತು ವಾಹನವು ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್‌ನಲ್ಲಿ ವಿಶಿಷ್ಟ ಐಡಿ ಮತ್ತು ಸ್ಥಳ ಟ್ಯಾಗ್ ಅನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ.

ಹಂತ-ಹಂತವಾಗಿ: ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಗಳನ್ನು ಖಾತೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಸಿಂಕ್ ಮಾಡುವುದು

ನಿಮ್ಮ ಸಿಎಯನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸುವ ಅಥವಾ ಟ್ಯಾಲಿ ಬಳಸುವುದನ್ನು ನಿಲ್ಲಿಸುವ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ. ನೀವು ಕೇವಲ ಚುಕ್ಕೆಗಳನ್ನು ಸಂಪರ್ಕಿಸಬೇಕು. ಈ ಸಂಯೋಜನಾ ಯೋಜನೆಯನ್ನು ಅನುಸರಿಸಿ:

1. ನಿಮ್ಮ ಖಾತೆಗಳ ಚಾರ್ಟ್ ಅನ್ನು ಪ್ರಮಾಣೀಕರಿಸಿ: ನಿಮ್ಮ ಸಿಎಯೊಂದಿಗೆ ಕುಳಿತುಕೊಳ್ಳಿ. ನಿಮ್ಮ ERP ಯಲ್ಲಿನ ಲೆಡ್ಜರ್ ಹೆಸರುಗಳು (ಉದಾ., "ಹುಂಡಿ ಸಂಗ್ರಹ") ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿನ ಲೆಡ್ಜರ್ ಹೆಸರುಗಳೊಂದಿಗೆ ನಿಖರವಾಗಿ ಹೊಂದಿಕೆಯಾಗುವುದನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.
2. ವೆಚ್ಚ ಕೇಂದ್ರಗಳನ್ನು ವಿವರಿಸಿ: ನೀವು ಬಹು ದೇವಾಲಯಗಳು ಅಥವಾ ಉಪ-ಟ್ರಸ್ಟ್‌ಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತಿದ್ದರೆ, ಪ್ರತಿ ಘಟಕದ ಲಾಭದಾಯಕತೆಯನ್ನು ಟ್ರ್ಯಾಕ್ ಮಾಡಲು ಅವುಗಳನ್ನು ಪ್ರತ್ಯೇಕ ವೆಚ್ಚ ಕೇಂದ್ರಗಳಾಗಿ ವಿವರಿಸಿ.
3. ಎಲ್ಲಾ ಸ್ಥಿರ ಠೇವಣಿಗಳನ್ನು ಡಿಜಿಟೈಸ್ ಮಾಡಿ: ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಸಕ್ರಿಯ ಎಫ್‌ಡಿಯನ್ನು ಸಿಸ್ಟಮ್‌ನಲ್ಲಿ ನಮೂದಿಸಿ - ಬ್ಯಾಂಕ್ ಹೆಸರು, ಎಫ್‌ಡಿ ಸಂಖ್ಯೆ, ಮೂಲ ಮೊತ್ತ, ಬಡ್ಡಿ ದರ, ಮತ್ತು ಮುಕ್ತಾಯ ದಿನಾಂಕ.
4. ವೆಚ್ಚಗಳಿಗಾಗಿ ಮೇಕರ್-ಚೆಕರ್ ಅನ್ನು ಜಾರಿಗೊಳಿಸಿ: ವೆಚ್ಚಗಳಿಗಾಗಿ (ಪಾವತಿಗಳು), ಗುಮಾಸ್ತನು ವೋಚರ್ ಅನ್ನು ರಚಿಸುವ ಕಾರ್ಯಪ್ರವಾಹವನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸಿ, ಆದರೆ ಖಜಾಂಚಿಯು ಸಿಸ್ಟಮ್‌ನಲ್ಲಿ ಅನುಮೋದಿಸಿದ ನಂತರವೇ ಅದನ್ನು "ಪೋಸ್ಟ್" ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ.
5. ಪೈಲಟ್ ಸಿಂಕ್ ಅನ್ನು ರನ್ ಮಾಡಿ: ಕೇವಲ ಒಂದು ವಾರದ ಡೇಟಾವನ್ನು ಟ್ಯಾಲಿಗೆ ಸಿಂಕ್ ಮಾಡಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸಿ. ವೋಚರ್‌ಗಳು ಸರಿಯಾದ ಶೀರ್ಷಿಕೆಗಳ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಸರಿಯಾಗಿ ಕಾಣಿಸಿಕೊಳ್ಳುತ್ತವೆಯೇ ಎಂದು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ.

3ioSetu ಟ್ರಸ್ಟ್ ಹಣಕಾಸನ್ನು ಹೇಗೆ ಸರಳಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ

3ioSetu ದ ಖಾತೆಗಳು ಮತ್ತು ಟ್ಯಾಲಿ ಬ್ರಿಡ್ಜ್ ಅನ್ನು ಟ್ರಸ್ಟಿ ಮತ್ತು ಸಿಎ ಇಬ್ಬರಿಗೂ ಜೀವನವನ್ನು ಸುಲಭಗೊಳಿಸಲು ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸಲಾಗಿದೆ.

• ತಡೆರಹಿತ XML ರಫ್ತು: ನಾವು ಟ್ಯಾಲಿ-ಹೊಂದಾಣಿಕೆಯ XML ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ರಚಿಸುತ್ತೇವೆ, ಅದನ್ನು ಸೆಕೆಂಡುಗಳಲ್ಲಿ ಆಮದು ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಬಹುದು, ನಿಮ್ಮ ಅಕೌಂಟೆಂಟ್‌ಗೆ ನೂರಾರು ಗಂಟೆಗಳ ಡೇಟಾ ನಮೂದನ್ನು ಉಳಿಸುತ್ತದೆ.
• ಸ್ಮಾರ್ಟ್ ಎಫ್‌ಡಿ ಮಾಡ್ಯೂಲ್: ನಿಮ್ಮ ಒಟ್ಟು ಹೂಡಿಕೆ ಪೋರ್ಟ್‌ಫೋಲಿಯೊದ ಡ್ಯಾಶ್‌ಬೋರ್ಡ್ ವೀಕ್ಷಿಸಿ. ತ್ರೈಮಾಸಿಕ ವರದಿಗಳಿಗಾಗಿ ಸಂಚಿತ ಬಡ್ಡಿಯನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ಲೆಕ್ಕಾಚಾರ ಮಾಡಿ.
• ವೋಚರ್ ನಿರ್ವಹಣೆ: ಸರಿಯಾದ ಅನುಮೋದನೆ ಕಾರ್ಯಪ್ರವಾಹಗಳೊಂದಿಗೆ 3ioSetu ದೊಳಗೆ ನೇರವಾಗಿ ಪಾವತಿ, ರಶೀದಿ, ಕಾಂಟ್ರಾ ಮತ್ತು ಜರ್ನಲ್ ವೋಚರ್‌ಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಿ.
• ಆಡಿಟ್ ಟ್ರಯಲ್ (ಲಾಗ್): ಹಣಕಾಸು ವಹಿವಾಟಿಗೆ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಸಂಪಾದನೆಯನ್ನು ಬಳಕೆದಾರ ಐಡಿ ಮತ್ತು ಟೈಮ್‌ಸ್ಟ್ಯಾಂಪ್‌ನೊಂದಿಗೆ ಲಾಗ್ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ, ತನಿಖೆಗಳ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಸಂಪೂರ್ಣ ಪಾರದರ್ಶಕತೆಯನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸುತ್ತದೆ.
• ಬಜೆಟಿಂಗ್: "ಹಬ್ಬದ ವೆಚ್ಚಗಳು" ಅಥವಾ "ದುರಸ್ತಿ"ಗಾಗಿ ವಾರ್ಷಿಕ ಬಜೆಟ್‌ಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿಸಿ ಮತ್ತು ನೀವು ನಿಗದಿಪಡಿಸಿದ ಮಿತಿಯನ್ನು ಮೀರಲಿರುವಾಗ ಎಚ್ಚರಿಕೆಗಳನ್ನು ಪಡೆಯಿರಿ.

ಲೇಖಕರ ಬಗ್ಗೆ: 3ioSetu ಸಂಶೋಧನಾ ತಂಡ

ದೇವಾಲಯ ನಿರ್ವಹಣೆ, ಟ್ರಸ್ಟ್ ಅನುಸರಣೆ (80G/10BD), ಮತ್ತು ಡಿಜಿಟಲ್ ರೂಪಾಂತರದಲ್ಲಿ ಪರಿಣತರು. 2018 ರಿಂದ ಭಾರತದಾದ್ಯಂತ 500+ ದೇವಾಲಯಗಳನ್ನು ಸರಳೀಕೃತ ತಂತ್ರಜ್ಞಾನದೊಂದಿಗೆ ಸಬಲೀಕರಣಗೊಳಿಸುತ್ತಿದ್ದೇವೆ.